Bei einer E Procurement Bestellung gibt es verschiedene Systeme, über die die E Procurement Anbieter ihren Kunden die Bestellung ermöglichen können. Wenn die beiden Firmennetzwerke von Anbieter und Käufer miteinander verbunden sind, spricht man von einem geschlossenen System. Da die Programmierung eines solchen geschlossenen Systems sehr aufwendig ist, erfolgt diese Lösung nur zwischen Anbietern und Käufern, die sehr häufig miteinander zu tun haben. Bei einem halb offenen System kann der Käufer über eine Standardschnittstelle direkt Bestellungen bei dem E Procurement Anbieter eingeben und die Auslieferung nachverfolgen. Wenn der E Procurement Anbieter Produktkataloge bereitstellt, aus denen der Käufer sich seine Ware aussuchen kann, spricht man von einem offenen System. Über ein spezielles Katalogmanagement werden die Angebotskataloge regelmäßig aktualisiert und erneuert.

Es gibt im Internet mittlerweile viele Marktplatzsysteme, die sowohl den E Procurement Anbietern als auch den Abnehmern genormte Schnittstellen für den Datenaustausch anbieten. Der Betreiber des elektronischen Marktplatzes verlangt dabei sowohl von dem E Procurement Anbieter als auch von dem Käufer Gebühren wie zum Beispiel eine Grundgebühr für die Nutzung des Marktplatzes oder in vielen Fällen Abwicklungskosten für jede Bestellung. Auch wenn die elektronischen Kataloge aktualisiert oder ausgetauscht werden müssen, fallen dafür Kosten an. Viele Marktplatzsysteme bieten noch weitere Zusatzdienste an, wie beispielsweise das elektronische Signieren von Rechnungen. Auch diese Zusatzleistungen sind mit Kosten verbunden. Trotz dieser Aufwendungen rechnet sich eine elektronische Bestellung, weil sowohl der E Procurement Anbieter als auch der Käufer viel Zeit, Papier, Arbeitskraft und damit Geld bei dieser Art der Bestellung sparen.

Die Vorteile von E Procurement Lösungen
­Ein Unternehmen, das ­seine Bestellungen nur noch elektronisch ­durchführt, spart dadurch viel Zeit. Es müssen zum Beispiel keine Bestelllisten ausgefüllt werden. Die Bestellung ist mit einem Mausklick aufgegeben und sofort bei dem Lieferanten, ohne die Zeitverzögerung durch den Postweg. Alle Bestellungen können gespeichert und bei Bedarf schnell kopiert werden.
Ein weiterer Vorteil von E Procurement Lösungen ist der einfache Vergleich verschiedener Anbieter. Auch neue Anbieter lassen sich über das Internet schnell finden und durch einen Vergleich der verschiedenen Angebote kann das Unternehmen das günstigste Angebot heraussuchen. Außerdem ist über das Internet eine Bestellung rund um die Uhr oder auch an Wochenenden möglich und die bestellte Ware wird in der Regel innerhalb weniger Tage geliefert. Deshalb nutzen auch immer mehr mittelständische Betriebe E Procurement Lösungen.

Die drei Varianten von E Procurement Lösungen
­Um eine Bestellung elektronisch aufzugeben, kann eine Firma drei verschiedene Wege einschlagen. Entweder besucht der Besteller direkt den Online-Shop des Lieferanten und gibt dort die Bestellung auf. Hat sich ein Unternehmen noch nicht für einen Lieferanten entschieden, kann es auch einen sogenannten E Marktplatz besuchen, auf dem mehrere Anbieter ihre Produkte verkaufen. Auf einem E Marktplatz sind Multi-Lieferantenkataloge vorhanden, in denen alle Anbieter aufgelistet sind. Über eine Suchmaschine kann der Besteller dann den günstigsten Anbieter für seine gewünschte Ware finden. Die dritte Variante von E Procurement Lösungen sind eigene Multi-Lieferantenkataloge, in denen die elektronischen Kataloge mehrerer Anbieter zusammengefasst sind. Die eigenen Multi-Lieferantenkataloge bieten eine einheitliche Bestelloberfläche, über die die Bestellung aufgegeben werden kann. Die Pflege der eigenen Multi-Lieferantenkataloge ist aber mit Zeitaufwand und Kosten verbunden.

Das größte Risiko für ein Unternehmen, das eine entsprechende Lösung entwickeln möchte, liegt in dem finanziellen Aufwand, der für die komplette Entwicklung notwendig ist. Angepasste Systeme erfordern einen hohen Arbeitsaufwand, der entsprechend vergütet werden muss. Durch die Auswahl eines einzigen Systems macht sich ein Unternehmen außerdem relativ abhängig von diesem. Wenn die verschiedenen Bestellvorgänge ausschließlich über das entwickelte System verarbeitet werden, ist eine anderweitige Bestellung in der Regel nur noch mit hohem Aufwand überhaupt möglich. Bei einem Systemausfall kommt so im schlimmsten Fall der komplette Betrieb zum Erliegen, weil der Nachschub an Materialien und Vorleistungen versiegt.

Mit einem speziell angepassten System begibt sich der Einkäufer teilweise in eine gewisse Abhängigkeit vom Lieferanten. Beschaffungsverträge, in denen auch der Aufbau eine E-Procurement Systems vereinbart werden, sind meist langfristig angelegt und können Zeiträume von bis zu fünf Jahren umfassen. In dieser Zeit ist das Unternehmen gebunden und kann eventuell günstigere Anbieter auf dem Markt nicht berücksichtigen. Der Kunde muss dann Waren und Dienstleistungen zu teuer einkaufen. Allerdings werden innerhalb dieser Verträge oft auch Preisgarantien vereinbart, sodass dieses Risiko nicht nur für den Einkäufer, sondern auch für den Anbieter besteht. Wenn die Preise sinken, profitiert der Lieferant, sollten die Preise allerdings steigen, profitiert der Einkäufer von den vereinbarten Preisen.

Sollte das liefernde Unternehmen Insolvenz anmelden müssen, besitzt das einkaufende Unternehmen ein angepasstes System, das nicht mehr genutzt werden kann, deswegen sollte vor Abschluss eines langfristigen Vertrags auf jeden Fall die Bonität des liefernden Unternehmens geprüft werden. Sieht diese nicht so gut aus, sollte lieber ein anderer Anbieter gefunden werden.

Die Vorteile des E Procurement auf einen Blick
Grundsätzlich bietet das E Procurement eine deutlich bessere Vergleichbarkeit der zahlreichen Lieferanten und auch der unterschiedlichen Preise. Neue Beschaffungsquellen können schnell und unkompliziert erschlossen werden und der Arbeitsaufwand wird erheblich reduziert. Dies gilt besonders für die Beschaffung von so genannten C-Gütern, wie beispielsweise Büromaterialien. Ein weiterer entscheidender Vorteil liegt darin, dass die Kosten für eine Beschaffung stark verringert werden können durch eine schnelle Abwicklung von zahlreichen Bestellungen. Ebenso haben Unternehmer mehr Zeit für strategische Tätigkeiten, wie beispielsweise die Auswahl der Lieferanten.

Beim E Procurement gibt es drei verschiedene Varianten
So gibt es zum einen die Online Shops der Lieferanten. Hierzu benötigt der Unternehmer keine spezielle Hard- oder Software, sondern lediglich einen einfachen Internetzugang. Allerdings werden die Daten nicht automatisch in ein Warenwirtschaftssystem übertragen.

Eine zweite Variante sind die so genannten eigenen Multi-Lieferantenkataloge. Hierbei werden in einem speziellen Desktop-Purchasing System die zahlreichen elektronischen Kataloge von mehreren Lieferanten gleichzeitig zusammengefasst, wodurch die einheitliche Bestelloberfläche zwar sehr praktisch, aber auch durchaus kostspielig werden kann. In der Regel ist es hier zu empfehlen, dass die Lieferantenpflege an einen IT-Dienstleister übergeben wird.

Die dritte Variante ist die Beschaffung über elektronische Marktplätze, da hier die Multi-Lieferantenkataloge bereits bestehen. So können sich Anbieter mit ihren Produkten registrieren, um leichter von den Unternehmern gefunden zu werden. Da die verschiedenen Bestellprozesse automatisch ablaufen, kann die Einkaufseffektivität gesteigert werden.

Verschiedene Systeme für E-Procurement

Zur Realisierung der Beschaffungsvorgänge gibt es verschiedene Systeme, die sich in der Praxis bewährt haben. Das bekannteste System ist das sogenannte Lieferantensystem (Sell-Side). Hier gibt der Lieferant die Bedingungen vor, die der Kunde erfüllen muss, um auf das System zuzugreifen. Beinahe alle Online-Shops basieren auf diesem System. In der Regel sind für den Zugriff auf das System lediglich ein Browser und ein Internetzugang notwendig, damit der Kunde Bestellungen aufgeben kann. Sollte der Lieferant aus Sicherheitsgründen spezielle Hardware verlangen, kann der Kunde diese meistens subventioniert kaufen oder direkt beim Lieferanten mieten.

Das zweite System ist das Beschaffersystem (Buy-Side). Bei diesen Systemen bestimmt der Kunde, welche Voraussetzungen ein System erfüllen muss und der Lieferant muss sich anpassen. Diese Systeme eignen sich nur für Kunden, die in großem Umfang Waren und Dienstleistungen benötigen und diese bei verschiedenen Herstellern beschaffen. Ein gutes Beispiel ist die Automobilindustrie. Diese hat ein Datenaustauschformat (VDA) entwickelt und zwingt die Zuliefererbetriebe, dieses zu nutzen. Gerade kleinere Zuliefererfirmen hatten damit aber große Probleme, da die Entwicklung und Integration einer passenden Software erheblichen Investitionsaufwand benötigt. Seit einigen Jahren gibt es daher ein zweites System (WebEDI), das auch über einen einfachen Browser gesteuert werden kann.

Marktplatzsysteme

Marktplatzsysteme nehmen eine Zwischenstellung ein. Der Betreiber eines Marktplatzes stellt sowohl Lieferanten als auch Kunden ein passendes elektronisches System zur Verfügung, kassiert aber für die Vermittlung der Beschaffungsverträge Gebühren. Der Vorteil bei diesen Systemen liegt in dem geringen Kapitalaufwand für die Entwicklung der Software, dafür werden aber monatlich Gebühren fällig.

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Magazin
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Fazit
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Entscheidend für den Kauf sind neben einer großen Produktvielfalt, guten Preisen und einem seriösen Auftreten aber vor allem die Bezahlvarianten. Gängig ist bei den meisten Internetshops das Bezahlen im Voraus. Dies kann per klassische Überweisung, aber auch online über Paypal und Kreditkarte erfolgen, wobei der Kunde hier sogar einen Käuferschutz genießt. Innerhalb eines bestimmten Zeitraums kann bei Kaufproblemen die Zahlung gestoppt bzw. rückgängig gemacht werden.

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Der Kauf per Rechnung ist für den Kunden natürlich die sicherste und bequemste. Denn hier kann man die Ware vor der Bezahlung begutachten und hat noch ein paar Tage Zeit zum bezahlen. Doch das wird in der Regel nur noch Kunden zuteil, deren Bonität vorher geprüft werden kann.